Privacystatement

Privacystatement Flex Campus

Samenvatting Privacystatement Flex Campus

Bij Flex Campus nemen we uw privacy serieus en voldoen we aan de huidige wetgeving op het vlak van privacy. Wij zijn verplicht te vragen om uw toestemming om uw persoonsgegevens te mogen gebruiken.

Flex Campus gebruikt naam, telefoonnummer, emailadres of andere contactgegevens van u of die u ons heeft toevertrouwd, alleen voor het maken van afspraken gericht op het verrichten van werkzaamheden passend bij onze bedrijfsdoelstellingen. Indien ons initiële contact niet tot een opdracht of nadere mailwisseling leidt en u geen klant, leverancier, medewerker, samenwerkingspartner, opdrachtgever of opdrachtnemer van ons wordt, dan worden uw gegevens binnen 12 maanden uit onze bestanden verwijderd.

In het geval dat ons initiële contact leidt tot een zakelijke relatie of mailwisseling vanuit uw initiatief, dan worden uw gegevens alleen indien nodig gedeeld met derden die direct bij de activiteiten zijn betrokken om deze relatie conform onze gezamenlijke doelstellingen vorm te geven. Deze partijen hanteren uw gegevens conform de huidige privacywetgeving. Relatiegegevens worden vanwege wettelijk verplichte bewaartermijnen minstens 7 jaar na verzending of ontvangst van de laatste factuur bewaard, totdat u aangeeft dat niet meer op prijs te stellen.

Wij verkopen uw gegevens niet aan anderen. U kunt de door ons opgeslagen gegevens altijd inzien, laten corrigeren, opvragen of over laten dragen. Bij deze verzoeken kunnen wij u om identificatie vragen.

U gaat akkoord met deze privacystatement door contact met ons op te nemen.

Privacystatement Flex Campus (Mar. 2020)

Definities

Flex Campus:

Flex Campus Hapert B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69556059 en daaraan gelieerde ondernemingen conform het register van de Kamer van Koophandel.

Directie:

Roel van Heugten

Persoonsgegevens:

• Naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, emailadres, postadres, factuuradres, bankrekeningnummer.
• Alle persoonsgegevens van uw relaties die u aan ons toevertrouwt.
• Alle persoonsgegevens van eventueel bij u gedetacheerde medewerkers.

Relatie:

Cliënten, toeleveranciers, dienstverleners, opdrachtnemers, opdrachtgevers, medewerkers, abonnees, samenwerkingspartners ingehuurde of ingeleende medewerkers waarmee Metaal Flex een zakelijke overeenkomst is aangegaan.

Doeleinden verwerking

Flex Campus gebruikt en verwerkt uw persoonsgegevens om de activiteiten te kunnen uitvoeren die passen bij de doelstellingen van Flex Campus :

De beste huisvesting voor de laagste prijs.

We gebruiken uw gegevens niet voor het maken van een persoonsprofiel of met een ander doel dan u kwalitatief goed werk te kunnen blijven bieden. Tenzij u aangegeven heeft daar prijs op te stellen, sturen we u ook geen direct mail.

N.B. Wij gebruiken uw gegevens niet voor andere doeleinden dan in een normale klant-leverancier-relatie te doen gebruikelijk is; facturering, informatie over wijziging van producten, diensten of adres, om goederen of diensten af te kunnen leveren, verzenden van een nieuwsbrief, belastingaangifte.

Flex Campus gebruikt naam, telefoonnummer, emailadres of andere contactgegevens van u of die u ons toevertrouwt, alleen voor het maken van afspraken gericht op het verrichten van werkzaamheden passend bij onze bedrijfsdoelstellingen.

In het geval dat ons initiële contact leidt tot een zakelijke relatie, dan worden uw gegevens alleen indien nodig gedeeld met derden die direct bij de activiteiten zijn betrokken om deze relatie conform onze gezamenlijke doelstellingen vorm te geven.

Deze partijen hanteren uw gegevens conform de huidige privacywetgeving en op dezelfde wijze als Flex Campus; dit is in een overeenkomst met deze partijen vastgelegd.

Wettelijke grondslag verwerking

Flex Campus verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag:

• Toestemming van u als de betrokkene. Als relatie heeft u te allen tijde het recht om de door u gegeven toestemming voor de verwerking in te trekken.
• De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of afspraak die u met ons heeft gemaakt over uit te voeren werkzaamheden of te verlenen diensten.

Categorieën en bron(nen) persoonsgegevens

Flex Campus heeft uw persoonsgegevens uit de volgende bron(nen) verkregen:

• Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres worden verstrekt door u, o.a. via persoonlijke contacten en/of door het overhandigen van uw visitekaartje.
• Indien van toepassing worden geboortedatum, burgerservicenummers en identiteitsdocumenten direct verkregen van u als relatie.
• Via uw bank ontvangen wij uw bankrekeningnummer na betaling van een factuur op het afschrift.
• Uit de databestanden of de documentatie die u aan ons toevertrouwt of ter inzage heeft gegeven.

Doorgifte persoonsgegevens aan een ontvanger binnen Nederland, in een derde land of aan een internationale organisatie

Alle softwareleveranciers en data-opslagcentra waar Flex Campus gebruik van maakt, voldoen aan de AVG.

Flex Campus conformeert zich qua gegevensverwerking op het vlak van privacy aan de werkwijze van grote nationale en internationale organisaties zoals Exact, Rabobank, ING, Microsoft, Google, KPN, of soortgelijke organisaties en providers op dit vlak en kan daar geen directe invloed op uitoefenen.

Flex Campus houdt een verwerkingsregister bij waarin is opgenomen welke gegevens aan welke dienstverleners/verwerkers worden verzonden. Indien Flex Campus de privacybeschermingsmaatregelen van deze verwerkers voldoende in lijn acht met de zorgvuldigheid van privacybescherming die Flex Campus zelf hanteert en beschrijft in deze privacystatement, conformeren wij ons aantoonbaar aan de privacystatement en de beveiligingsmaatregelen van deze dienstverleners zoals gepubliceerd op hun website of op een andere wijze schriftelijk aan ons bekend zijn gemaakt. Indien wij deze zorgvuldigheid onvoldoende achten gaan we niet samenwerken met deze verwerker. Als de getroffen maatregelen beperkt zijn, is een verwerkersovereenkomst afgesloten met onze dienstverleners waarin het beschermingsniveau van uw persoonsgegevens conform de AVG wordt overeengekomen.

Waar mogelijk kiest Flex Campus voor de hoogste vorm van privacybescherming, indien deze organisaties daar een keuzemogelijkheid toe bieden.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Indien ons initiële contact niet tot een opdracht leidt of een nadere mailwisseling leidt en u geen klant, leverancier, medewerker, samenwerkingspartner, opdrachtgever of opdrachtnemer van ons wordt, dan worden uw gegevens binnen 12 maanden uit onze bestanden verwijderd.

Relatiegegevens worden vanwege wettelijk verplichte bewaartermijnen minstens 7 jaar na verzending of ontvangst van de laatste factuur bewaard, totdat u aangeeft dat niet meer op prijs te stellen. Wij verkopen uw gegevens niet aan anderen.

Beveiliging

Uw persoonsgegevens worden alleen verzonden via media die zich houden aan dezelfde privacyregels als Flex Campus.

Verder houden wij ons aan de volgende regels:

• Indien wij gebruik maken van contactformulieren op een website worden deze verzonden via een https-protocol.
• Alle apparatuur die wij gebruiken voor de verwerking van persoonsgegevens is beveiligd met antivirus-, antispam en anti-phishing software en met firewall-beveiligingssoftware en –hardware.
• Onze apparatuur (o.a. smartphones, laptops en pc’s) is beveiligd via een wachtwoord dat periodiek wordt gewijzigd en/of via vingerafdrukherkenning en/of gezichtsherkenning.
• Beeldschermvergrendeling is standaard.
• De opslagmedia (USB-sticks, SD kaarten, harde schijf, etc. ) die wij gebruiken zijn versleuteld, waar mogelijk via de hoogste vorm van versleuteling die op dit moment toegankelijk is. Gebruik ervan wordt overigens zo veel mogelijk vermeden.
• We zijn gehouden aan een geheimhoudingsverklaring en verstrekken in de regel geen persoonsgegevens aan externen.
• Indien we externen inschakelen, zijn deze gehouden aan dezelfde verplichtingen; zij tekenen daartoe een overeenkomst, inclusief een geheimhoudingsverklaring, waarin zij verklaren uw persoonsgegevens geheim te houden.

Datalek c.q. incidentenmanagement

Alhoewel door onze wijze van beveiliging van uw persoonsgegevens de kans op een datalek klein is, blijft dat altijd een mogelijkheid die voor kan komen, bijvoorbeeld als per ongeluk een hyperlink wordt aangeklikt van een onbetrouwbare bron. In dat geval wordt direct de netwerkkabel uit de computer verwijderd, de wifi-verbinding verbroken, de computer uitgezet en onze ICT-beheerder ingeschakeld.

Bij een datalek wordt de volgende procedure gevolgd:

Datalekken worden gedocumenteerd in het incidentenlogboek. In het incidentenlogboek wordt weergeven waar het datalek zich bevindt, welke persoonsgegevens het betreft, op welke datum het datalek is ontstaan, wanneer het datalek is opgelost en hoe het de volgende keer voorkomen kan worden. De directie wordt direct geïnformeerd. De directie informeert de autoriteit persoonsgegevens als het datalek direct invloed heeft op uw privacy.

Wij informeren u zodra er sprake mocht zijn van een datalek dat op u betrekking heeft.

Rechten van relaties

U heeft het recht om een verzoek bij ons in te dienen tot inzage, correctie en/of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Hiernaast heeft u het recht om ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken en om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Als relatie heeft u ook het recht Metaal Flex te verzoeken de persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm terug te krijgen.

Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Flex Campus , neem dan contact op met de directie via onderstaande contactgegevens. U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Meer informatie over de bovenstaande door Flex Campus getroffen waarborgen, voor een kopie van de getroffen maatregelen, voor vragen over deze privacystatement en de verwerkingen van uw persoonsgegevens door Flex Campus kunt u contact opnemen via onderstaande gegevens.

Ook een verzoek tot inzage, correctie, overdracht of verwijdering van uw gegevens, dan wel beperking en bezwaar kunt u schriftelijk per email indienen. Hierbij kunnen wij u om uw identificatie vragen.

Akkoordverklaring

U gaat akkoord met deze privacystatement door contact met ons op te nemen.

Met dank voor uw medewerking.

info@flexcampus.nl

Postadres:

Flex Campus Hapert B.V.

Handelsweg 3

5527 AL  HAPERT

t.a.v. Roel van Heugten